Håndbok

Kontraktus er en tjeneste der bedrifter og selvstendige – DJ-er, musikere, fotografer, klubber og arrangører – kan opprette kontrakter og sende dem til en kunde for elektronisk signering. Kunden logger inn, leser gjennom, og signerer med et par klikk. Ferdig signerte kontrakter er varige avtaledokumenter, ikke noe som kan redigeres i etterkant av noen part.

Tjenesten er i åpen beta, driftet av én person som privatperson – ikke et registrert selskap. Kontraktus har ingen betalingsfunksjon: en kontrakt kan beskrive betaling i teksten sin, men selve betalingen skjer alltid utenfor Kontraktus.

Første gang du logger inn må du velge kontotype: bedrift eller kunde. Dette valget styrer hvilket dashboard du får, og presenteres som permanent – det finnes ikke noe innstillingsvalg for å bytte fram og tilbake (se unntaket under).

• Som bedrift fyller du ut en bedriftsprofil (navn, organisasjonsnummer, kontaktperson, adresse, og valgfritt egen e-postadresse for kontraktvarsler), oppretter kontrakter fra en av fire maler, og sender dem til en kundes e-postadresse.
• Som kunde gjør du ingenting før en bedrift sender deg en kontrakt til din e-postadresse – da dukker den opp på din side, sortert i ventende, signerte og avsluttede (avslått, trukket tilbake eller annullert) kontrakter. Du kan redigere navn og telefonnummer på egen profil.

• Opprette og sende en kontrakt: kun bedrift.
• Signere en kontrakt sendt til deg: kun kunde.
• Se egne kontrakter: kunde og bedrift.
• Søke opp en vilkårlig kontrakt på referansenummer: kun administrator, og alltid logget.
• Endre innhold i en signert kontrakt: ingen – se under.
• Oppgradere fra kunde til bedrift: kunde, ensrettet – se under.
• Slette egen konto: alle kontotyper, men med vilkår beskrevet lenger ned på siden.
• Slette en kontrakt eller en annen brukers konto: kun administrator, sjeldent og logget.

Det finnes nøyaktig én måte å endre kontotype på: en kunde kan velge å oppgradere til bedriftskonto. Det går aldri motsatt vei, og dette sies rett ut før du bekrefter – oppgraderingen kan ikke angres. Oppgraderingen kan avvises dersom organisasjonsnummeret allerede er registrert på en annen konto, eller kontoen din allerede er en bedriftskonto.

Kontrakter du allerede har signert som kunde, beholdes uendret. Du mister ingenting ved å oppgradere – du får bare i tillegg muligheten til å opprette og sende kontrakter selv.

Admin er ikke en tredje kontotype ved siden av kunde og bedrift. Det er en egen, separat rettighet som legges til en konkret konto bak kulissene, og som kontrolleres på serveren hver eneste gang – aldri av noe kontoen selv kan slå av eller på. Er du admin, ser du en bryter for «adminmodus» i menyen – den gjør ett eneste, kosmetisk ting: viser eller skjuler admin-verktøyene i akkurat den nettleserøkten. Den gir eller fjerner ingen faktisk tilgang.

En administrator kan søke opp brukere og rette profil-/bedriftsopplysninger, slå opp én konkret kontrakt via referansenummer for support, slette en brukerkonto eller – i sjeldne unntakstilfeller, og kun ved å skrive inn referansenummeret som bekreftelse – slette en enkelt kontrakt. Alt dette logges med tidspunkt og begrunnelse i en egen sporingslogg, også dersom det som ble sett på senere slettes. Bedrifter kunne tidligere slette sine egne kontrakter selv; den muligheten er fjernet, slik at ingen part ensidig kan fjerne bevis på en avtale den ikke lenger liker.

Administrasjonsområdet har også en oversikt over nøkkeltall og bruk: antall brukere, bedrifter og kontrakter, og – per bedrift og måned – hvor mange bookingdatoer bedriften har fått ferdig signert gjennom Kontraktus. Dette er talloversikter, ikke innsyn i selve kontraktsteksten, og etableres nå som et mulig fremtidig grunnlag dersom Kontraktus på et tidspunkt innfører en prismodell basert på antall signerte datoer – det finnes ingen betalingsfunksjon i dag (se under).

En kontrakt går gjennom nøyaktig én av fem tilstander:

• Venter på signatur – sendt av bedriften, ikke signert av kunden ennå.
• Signert – kunden har lest og bekreftet avtalen. Innholdet er nå fryst for alltid.
• Avslått – kunden har aktivt takket nei til å signere.
• Trukket tilbake – bedriften har trukket tilbudet før kunden rakk å signere.
• Annullert – avtalen er i ettertid gjort ugyldig av partene, utenfor selve signeringsflyten.

Fra det øyeblikket en kontrakt er signert, nekter systemet enhver endring i tittel, parter eller selve avtaleteksten – for alle, inkludert administratorer. Dette er en teknisk sperre helt nede i databasen, ikke bare noe grensesnittet lar være å vise fram.

En bedrift velger én av fire ferdige maler når en kontrakt opprettes. Malene styrer hvilke felt som fylles ut og hvilken avtaletekst som genereres – men innholdet kan alltid tilpasses før den sendes.

• DJ/Musiker → Kunde – standardavtale for et spilleoppdrag, f.eks. et privat arrangement eller en fest.
• Arrangør/klubb → DJ/Musiker – motsatt retning: et spillested eller en arrangør engasjerer en DJ eller musiker.
• Fotograf → Kunde – ett enkelt, avgrenset fotooppdrag.
• Fotograf → Brudepar – egen mal spesifikt for bryllupsfotografering.

Sletter du din egen konto må du skrive inn ordet «SLETT» og – dersom kontoen din bruker passord – bekrefte med passordet ditt. Den siste gjenværende administratoren kan ikke slette seg selv, siden systemet ikke skal kunne ende uten noen administrator. Utover det kan alle kontoer slettes selv, også en bedriftskonto med signerte kontrakter.

Signerte avtaler forsvinner aldri sammen med en konto, uansett hvem av partene som sletter: selve avtalen og signaturen(e) beholdes som et historisk dokument – det er kun koblingen til brukerkontoen som fjernes. Motparten på hver signerte avtale varsles automatisk på e-post om at kontoen bak avtalen er lukket. Sletter du en bedriftskonto, forblir organisasjonsnummeret registrert hos oss for godt og kan ikke brukes til å opprette en ny bedriftskonto – dette hindrer at avtalehistorikk kan viskes bort ved å slette og starte på nytt. Alt annet av kontoopplysninger (profil, bedrift, innlogging) slettes fullt ut.

Kontraktus sender to typer e-post, begge fra underdomener av beta.kontraktus.no: kontraktvarsler når en bedrift sender deg en kontrakt, og innloggings-/konto-e-post (fra notify.beta.kontraktus.no) for registrering, bekreftelse, magisk innloggingslenke, invitasjon og endring av e-post/passord. Er avsenderoppsettet for kontraktvarsler ikke fullstendig konfigurert et gitt øyeblikk, faller lenken automatisk tilbake til tjenestens innebygde produksjonsdomene i stedet for å feile.

Alt av Kontraktus – innlogging, kontrakter, signering, dashboard – ligger på ett og samme domene: beta.kontraktus.no. Det finnes ingen planer om et eget nettdomene for innlogging.

Kontraktus kan vises i mørk fargedrakt. Bryteren ligger bevisst litt tilbaketrukket i grensesnittet, og valget ditt huskes til neste besøk. Fargepaletten er den samme mørkeblå identiteten som appen ellers bruker, bare snudd om for mørk bakgrunn, og logoen er tilpasset til å matche.

• Ingen betalingsfunksjon.

Har du en konto med passord og har glemt det, kan du be om en tilbakestillingslenke via «Glemt passord?» på innloggingssiden. Lenken sendes til e-postadressen din og er kun gyldig en kort stund. Når du velger nytt passord, avsluttes automatisk alle andre innlogginger på kontoen din (andre enheter/nettlesere) – denne økten fortsetter som normalt.

Denne siden oppsummerer for å gi deg oversikten uten å måtte lete gjennom flere sider. For fullstendige detaljer, se personvernerklæringen og sikkerhetssiden.

Kontraktus er en beta under aktiv utvikling, og denne håndboken kan bli oppdatert etter hvert som funksjonalitet endres. Datoen øverst på siden viser når den sist ble oppdatert.